Come realizzare un progetto culturale

Giuditta Sireus tessitrice

La nostra comunità regionale, nazionale o europea, ogni anno mette a disposizione dei fondi per sviluppare numerose iniziative culturali. Lo scopo è quello di creare valore nel territorio, che possa poi trasformarsi in ricchezza per tutta la comunità.

In un mondo che viaggia velocissimo, come quello odierno, sono tante le esigenze da soddisfare. Tra queste non mancherà mai il bisogno di proporre attività (intrattenimenti, laboratori, festival letterari, concerti etc), che siano destinate a grandi e piccoli. 

La competizione per l’ottenimento di questi fondi è alta, perché sono tante le proposte all’interno del settore culturale. Oggi più che mai è fondamentale distinguersi e mettere a punto dei progetti “concreti” che possano tradursi in crescita “concreta” per il territorio.

Per distinguersi dagli altri è necessario utilizzare uno strumento fondamentale: il progetto. 

Ma che cosa è la progettazione culturale, come si fa e quali sono i suoi punti cardine?

La progettazione richiede una preparazione adeguata e un’idea vincente, non un’idea qualunque che giunge inaspettata per questioni di mera e pura fantasia, qualità essenziale di un perfetto professionista che è preferibile definire creatività. L’idea giunge a seguito di un’importante fase chiamata: analisi del territorio, ovvero lo studio che ci consentirà di comprendere di che cosa ha bisogno, a livello culturale, il luogo in cui vogliamo agire. Questo ci permetterà di rilevare anche altri e fondamentali dati di tipo economico, sociale, geografico, che aiuteranno a chiarire meglio ciò che s’intende mettere in atto. 

Parallelamente a questa analisi sarà determinante effettuare un’altra indagine: quella di mercato. Perché con essa si potranno studiare altri preziosi e utili elementi: a chi rivolgiamo la proposta? Come? A quale costo? Quali i nostri concorrenti nel settore, altrimenti detti competitors? 

Rilevati i dati e considerata la fattibilità di realizzazione, chiariti gli obiettivi, i destinatari del vostro intervento, ecco i punti da descrivere alla perfezione e in maniera chiara all’interno del vostro progetto. Fondamentale in questa seconda fase è non solo l’ottima conoscenza della lingua italiana, ma anche l’utilizzo delle parole chiave, di un linguaggio efficace che permetterà di arrivare a quello o quelli che saranno i potenziali clienti, se siete degli imprenditori, o sostenitori se siete associazioni o enti no profit. Non scordate mai che il progetto è un documento e pertanto dovrà avere una formattazione studiata e accattivante. 

Dopo aver inserito l’intestazione del soggetto proponente (per es. la vostra associazione, la vostra azienda) e il titolo del progetto, che in sé già fornisce un richiamo al contenuto che troverà al suo interno, sarà necessario elaborare i seguenti paragrafi:

  1. L’IDEA. Descrivere in maniera puntuale, breve, ma esaustiva ciò che dovete organizzare. Ricordatevi che chi vi legge non sa di che cosa state parlando. È necessario subito catturare l’attenzione, senza creare dubbi definendo sin da subito l’essenza di “che cosa voglio fare” e il motivo alla base della proposta. 
  2. OBIETTIVI: quali sono gli scopi del progetto che state proponendo? È importante che siano SMART: chiari, misurabili, realistici, raggiungibili, definibili temporalmente. 
  3. DESTINATARI: a chi state rivolgendo il vostro progetto? Chi saranno gli utenti finali? Descrivete e definite se necessario età, provenienza, sesso, abitudini, categorie (per es. turisti interessati alla cultura).
  4. ASPETTI ORGANIZZATIVI: spiegare in maniera precisa il dove intendete attuare il progetto, con quali metodologie, quali le misure e gli interventi previsti.
  5. PROGRAMMA: definire gli eventi del programma progettuale. Le attività sono previste per un solo giorno o più giorni? Quali sono? A che ora e dove si svolgono?
  6. CRONOPROGRAMMA: è una tabella che agevola la lettura delle tempistiche del progetto. Questa si suddivide in tutte le azioni da porre in atto sulla base di un tempo definito (giorno, mese, anno).
  7. PROMOZIONE: come intendo comunicare il mio evento\attività? Quali sono gli strumenti più efficaci per arrivare ai miei destinatari? Ecco alcuni esempi: social networking, grafica e stampa di materiale quale locandine, manifesti brochure, ufficio stampa, sito internet, etc.
  8. PREVENTIVO ECONOMICO: stesura del piano delle entrate e delle uscite. Attenzione! Questo è uno dei punti più delicati della progettazione. Come si arriva alla sua pianificazione? Non è complicato. È necessario porsi una semplice ma fondamentale domanda: che cosa mi occorre per realizzare il progetto e tutti gli eventi\attività che ho immaginato? Con l’ausilio di preventivi economici che si richiederanno ai professionisti e alle aziende a cui vi rivolgerete creerete la vostra tabella suddividendo la voce di costo e l’importo. Alcuni esempi di spesa: siae, artisti, vitto e alloggio, service audio-luci.

Non dimenticate di indicare anche le entrate che possono essere: contributi di enti privati o pubblici, investimenti propri o incassi derivanti dalla vendita di tutte o delle attività previste dal progetto (per es. incassi per laboratori didattici, ingresso a concerti, cene a degustazione etc).

Che cosa fate se le uscite superano le entrate?

Le opzioni sono due:

  • Si ridimensiona e\o si modifica il progetto;
  • Si cercano altre fonti di finanziamento.

A conclusione del documento inserite i vostri recapiti. 

Consiglio dell’esperta: consegnate il vostro progetto solo dopo un incontro preliminare col vostro potenziale cliente o sostenitore\partner, che in fase di chiacchierata potrà esprimere il suo interesse verso di questo. Evitate di inviare le vostre idee via mail senza richiedere un appuntamento di conoscenza. 

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